Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không chỉ là một công cụ quản lý tài chính mà còn là một yếu tố quyết định thành bại của mỗi sự kiện. Để có thể kiểm soát tốt ngân sách và tránh phát sinh những chi phí không cần thiết, việc lập bảng dự trù chi tiết là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, cũng như những lưu ý cần nhớ để tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.
I. Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bước đi cần thiết để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện đều được tính toán kỹ lưỡng. Việc này không chỉ giúp bạn kiểm soát chi tiêu mà còn tạo ra một lộ trình rõ ràng cho từng giai đoạn của sự kiện.
Có nhiều lý do để chúng ta cần một bảng dự trù chi tiết:
- Kiểm soát ngân sách: Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện rõ ràng giúp bạn biết mình đang ở đâu trên con đường tài chính, nhờ đó dễ dàng điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.
- Tránh chi phí phát sinh: Khi đã có bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cụ thể, bạn sẽ giảm thiểu được khả năng phát sinh những chi phí không mong muốn, từ đó duy trì ngân sách đã đề ra.
- Tạo sự chuyên nghiệp: Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hoàn thiện sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách mời, cho thấy sự chuẩn bị chu đáo và tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện.
II. Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
Để lập một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả, bạn cần thực hiện theo một quy trình cụ thể và có hệ thống. Dưới đây là các bước chi tiết cần thực hiện.
1. Nghiên cứu proposal sự kiện
Nghiên cứu proposal là bước đầu tiên và rất quan trọng trong việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bạn cần hiểu rõ mục đích, quy mô, và yêu cầu của sự kiện để có thể đưa ra dự trù chính xác.
Trong phần nghiên cứu này, hãy xem xét các yếu tố như:
- Mục đích tổ chức sự kiện: Là buổi hội thảo, tiệc cưới hay chương trình văn hóa nghệ thuật? Điều này sẽ ảnh hưởng đến loại hình dịch vụ và vật tư cần thiết.
- Đối tượng khách mời: Xác định rõ ai sẽ tham dự để có thể chuẩn bị số lượng đồ ăn, ghế ngồi, quà tặng phù hợp.
- Thời gian và địa điểm: Những yếu tố này cũng sẽ quyết định chi phí thuê mặt bằng, trang trí và các dịch vụ khác.
2. Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Sau khi nghiên cứu proposal, bước tiếp theo là lập checklist chi tiết. Đây là danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện, bao gồm:
- Vật tư: Như bàn ghế, âm thanh ánh sáng, trang trí,…
- Nhân sự: Hệ thống nhân viên phục vụ, MC, đội ngũ kỹ thuật,…
- Dịch vụ: Các bên cung cấp dịch vụ như ẩm thực, giải trí, thuê địa điểm…
Việc lập checklist sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào và có cái nhìn tổng quát về các khoản chi phí cần dự trù.
3. Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Một trong những yếu tố quan trọng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là việc tham khảo giá cả từ các nhà cung cấp dịch vụ. Hãy tạo một danh sách các nhà cung cấp uy tín và so sánh giá cả của họ.
Điều này không chỉ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về chi phí mà còn cho phép bạn chọn lựa các dịch vụ phù hợp nhất với ngân sách. Hơn nữa, việc này cũng giúp bạn có thêm thông tin để thương lượng giá cả, từ đó tối ưu hóa chi phí.
4. Tính toán chi phí phát sinh
Chi phí phát sinh là yếu tố không thể tránh khỏi trong quá trình tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, bạn cần có kế hoạch dự phòng cho những chi phí không lường trước được như thời tiết xấu, hỏng hóc thiết bị hay thay đổi lịch trình.
Hãy dành một phần ngân sách nhất định cho các trường hợp xảy ra ngoài ý muốn. Việc này sẽ giúp bạn cảm thấy an tâm hơn và không bị áp lực khi gặp phải tình huống khó khăn.
5. Hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Cuối cùng, sau khi đã thực hiện tất cả các bước trên, bạn cần hoàn thiện bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bảng này nên bao gồm tất cả các khoản mục đã liệt kê cùng với giá ước tính cho từng phần.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã phân bổ ngân sách cho từng hạng mục một cách hợp lý, từ đó có thể theo dõi và kiểm soát tốt hơn trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.
III. Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mới nhất
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu một mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để bạn có thể tham khảo và áp dụng vào sự kiện của mình. Bảng dự trù này sẽ được chia thành các hạng mục và phần chi phí tương ứng.
| Hạng mục | Chi tiết | Số lượng | Đơn giá trung bình (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) |
| 1. Thuê mặt bằng | Hội trường/Khán phòng lớn (200 – 300 khách) | 1 | 40 – 80 triệu | 40 – 80 triệu |
| Hội trường trung tâm hội nghị quy mô lớn | 70 – 80 triệu | |||
| Phòng họp khách sạn 4-5 sao | 50 – 60 triệu | |||
| Khu tổ chức ngoài trời (khu du lịch, công viên) | 40 – 60 triệu | |||
| 2. Âm thanh và ánh sáng | Hệ thống âm thanh, ánh sáng sân khấu tiêu chuẩn | 1 | 20 – 50 triệu | 20 – 50 triệu |
| Dàn loa, micro, mixer, hệ thống ánh sáng sân khấu cơ bản | 20 – 25 triệu | |||
| Hệ thống ánh sáng LED, laser, màn hình LED | 30 – 50 triệu | |||
| 3. Trang trí | Backdrop, bàn ghế, hoa, banner, bảng chỉ dẫn | 1 | 15 – 35 triệu | 15 – 35 triệu |
| Backdrop, banner, standee, hoa trang trí | 15 – 25 triệu | |||
| Sắp đặt sân khấu, bố trí bàn ghế | 25 – 35 triệu | |||
| 4. Dịch vụ ẩm thực | Buffet/Tea break (200 khách) | 200 Khách | 300,000 – 800,000/khách | 60 – 160 triệu |
| Set buffet đồ ăn nhẹ và thức uống | 300,000 – 500,000/khách | |||
| Set tiệc đứng tiêu chuẩn (món chính, món phụ, tráng miệng) | 500,000 – 800,000/khách | |||
| 5. Nhân sự | MC, PG (Promotion Girl), bảo vệ, đội ngũ kỹ thuật viên | 10 người | 2 – 4 triệu/người | 20 – 40 triệu |
| MC, PG, lễ tân chuyên nghiệp cho sự kiện | 3 – 4 triệu/người | |||
| Bảo vệ, kỹ thuật viên vận hành thiết bị | 2 – 3 triệu/người | |||
| 6. Truyền thông quảng bá | Social media, báo chí, kênh truyền thông trực tuyến | 1 | 10 – 25 triệu | 10 – 25 triệu |
| Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook, Instagram) | 5 – 10 triệu | |||
| Báo chí, trang tin tức trực tuyến | 10 – 20 triệu | |||
| 7. Giải trí/Chương trình | Biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, tiết mục giải trí | 1 | 20 – 30 triệu | 20 – 30 triệu |
| Ca sĩ, DJ, nhóm múa biểu diễn | 15 – 20 triệu | |||
| Các hoạt động giải trí khác (trò chơi, hoạt náo viên) | 5 – 10 triệu | |||
| 8. Chi phí phát sinh | Dự trù chi phí không lường trước | – | 10 – 15 triệu | 10 – 15 triệu |
| Chi phí bổ sung cho thời tiết xấu, thiết bị hỏng, thay đổi | 10 – 15 triệu | |||
| Tổng cộng | 195 – 435 triệu đồng |
Mẫu này sẽ giúp bạn dễ dàng cập nhật và theo dõi các khoản chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy nhớ rằng việc điều chỉnh bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện này là rất cần thiết để luôn đảm bảo rằng ngân sách vẫn được kiểm soát tốt.
IV. Lưu ý cần nhớ khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, có vài lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo rằng việc tổ chức diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
1. Xác định ngân sách tổng thể
Trước khi bắt đầu lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn cần xác định rõ ngân sách tổng thể cho sự kiện. Số tiền này sẽ là cơ sở để bạn phân bổ cho từng hạng mục một cách hợp lý.
Ngân sách tổng thể không chỉ bao gồm chi phí trực tiếp liên quan đến sự kiện mà còn cả những chi phí gián tiếp có thể phát sinh trong quá trình tổ chức. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng bạn không vượt quá ngân sách đã đề ra.
2. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Một trong những yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí là đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ. Hãy tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín và có giá cả hợp lý, đồng thời xem xét các đánh giá từ khách hàng trước đó để có cái nhìn tổng quan.
Nếu có thể, hãy thương lượng để có giá tốt hơn hoặc các ưu đãi đặc biệt. Việc này nên được ghi chép kỹ càng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các khoản chi phí được kiểm soát và phù hợp với ngân sách đề ra. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cho sự kiện.
V. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí
Tổ chức sự kiện không nhất thiết phải tốn kém. Có nhiều cách để bạn có thể tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo sự thành công của sự kiện, cũng như tối ưu hóa bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách hợp lý.
1. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng lớn đến chi phí. Hãy xem xét lựa chọn những địa điểm có giá thuê hợp lý nhưng vẫn đáp ứng đủ các yêu cầu về không gian và tiện nghi. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả hơn, tránh chi tiêu không cần thiết.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn tổ chức tại địa điểm miễn phí hoặc có giá ưu đãi cho các sự kiện phi lợi nhuận. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo được ấn tượng tích cực cho khách mời, đồng thời giữ vững các khoản mục trong bảng dự trù.
2. Sử dụng công nghệ để tối ưu hóa chi phí
Công nghệ hiện đại đã mở ra nhiều cơ hội để tiết kiệm chi phí trong tổ chức sự kiện. Bạn có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến để quản lý khách mời, gửi thư mời điện tử thay vì in ấn, hay sử dụng các công cụ truyền thông xã hội để quảng bá sự kiện.
Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa các khoản mục chi phí trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, đồng thời tăng cường khả năng tiếp cận và tương tác với khách mời.
3. Tìm kiếm tài trợ từ các đơn vị khác
Một cách tuyệt vời để giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện là tìm kiếm tài trợ từ các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác. Hãy xây dựng một kế hoạch tài trợ chi tiết và thuyết phục các đơn vị có liên quan rằng việc tài trợ cho sự kiện sẽ mang lại lợi ích cho họ. Những tài trợ này không chỉ giúp giảm chi phí đáng kể mà còn đảm bảo chất lượng cho sự kiện, giữ vững các hạng mục quan trọng trong bảng dự trù kinh phí.
VI. Những yếu tố ảnh hưởng đến kinh phí tổ chức sự kiện
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu ý. Dưới đây là các yếu tố quan trọng để giúp bạn dự trù ngân sách hợp lý và tối ưu chi phí.
1. Quy mô sự kiện
Quy mô của sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tổng chi phí tổ chức. Một sự kiện lớn với nhiều khách mời sẽ yêu cầu nhiều hạng mục dịch vụ hơn, từ trang trí đến nhân sự. Hãy cân nhắc tổ chức sự kiện ở quy mô phù hợp để đảm bảo kinh phí tổ chức không vượt ngoài khả năng tài chính. Nếu tổ chức một sự kiện vừa phải, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát và giảm thiểu chi phí phát sinh.
2. Thời gian tổ chức
Thời điểm tổ chức sự kiện có ảnh hưởng không nhỏ đến bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Các ngày cuối tuần hoặc các dịp lễ hội, chi phí thuê dịch vụ thường cao hơn do nhu cầu tăng mạnh. Để tiết kiệm, hãy cân nhắc chọn các ngày giữa tuần hoặc thời điểm ít người tổ chức sự kiện, giúp bạn tiết kiệm đáng kể trong dự trù ngân sách.
3. Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức không chỉ ảnh hưởng đến chi phí thuê mà còn bao gồm các chi phí khác như vận chuyển, dịch vụ ăn uống, và trang trí. Hãy lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp, gần nguồn cung cấp dịch vụ và thuận tiện cho khách mời để giảm thiểu các khoản chi phí di chuyển và logistic. Lựa chọn địa điểm hợp lý không chỉ giúp tiết kiệm mà còn nâng cao trải nghiệm sự kiện của khách mời.
VII. Các loại chi phí thường gặp trong tổ chức sự kiện
Khi tổ chức sự kiện, bạn sẽ gặp phải nhiều loại chi phí khác nhau. Để quản lý ngân sách hiệu quả, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Dưới đây là một số loại chi phí phổ biến mà bạn cần lưu ý.
1. Chi phí thuê mặt bằng
Chi phí thuê mặt bằng là một trong những khoản chi lớn nhất trong tổ chức sự kiện. Giá thuê có thể dao động tùy thuộc vào quy mô, địa điểm và thời gian tổ chức.
Hãy lên kế hoạch và lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách. Nếu có thể, hãy thương lượng giá thuê với chủ địa điểm để đạt được mức giá tốt nhất. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện một cách hợp lý.
2. Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự bao gồm tất cả các khoản chi cho các nhân viên phục vụ sự kiện, từ nhân viên lễ tân cho đến đội ngũ kỹ thuật. Đây là một khoản chi có thể chiếm một phần lớn trong ngân sách bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể xem xét tuyển dụng tình nguyện viên hoặc sinh viên thực tập để hỗ trợ trong quá trình tổ chức. Việc này không chỉ giúp giảm bớt chi phí nhân sự mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
3. Chi phí trang trí
Chi phí trang trí cũng là một khoản chi không thể bỏ qua. Bạn cần đầu tư vào trang trí để tạo ra không khí ấn tượng cho sự kiện.
Hãy cân nhắc sử dụng vật liệu tái chế hoặc tự tay thực hiện một số phần trang trí để giảm thiểu chi phí. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn mang lại sự độc đáo cho sự kiện của bạn, đồng thời đóng góp vào việc hoàn thiện bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Và còn rất nhiều loại chi phí quan trọng khác.
VIII. Phân loại chi phí trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để dễ dàng quản lý ngân sách, bạn nên phân loại chi phí trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thành hai loại chính: chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí cố định
Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi, như chi phí thuê mặt bằng, dịch vụ âm thanh ánh sáng. Những khoản này được xác định ngay từ đầu và không bị ảnh hưởng bởi quy mô sự kiện. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tính toán kỹ lưỡng các khoản chi cố định trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để tránh vượt ngân sách.
Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi sẽ thay đổi theo quy mô và tính chất sự kiện, ví dụ như chi phí ăn uống, quà tặng, hay số lượng khách mời. Việc theo dõi các khoản chi này giúp bạn điều chỉnh ngân sách kịp thời và đảm bảo rằng mọi chi phí đều được quản lý hiệu quả.
IX. Cách kiểm soát ngân sách trong quá trình tổ chức sự kiện
Kiểm soát ngân sách trong quá trình tổ chức sự kiện là rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn không bị vượt quá ngân sách đã đề ra. Dưới đây là một số cách để bạn có thể kiểm soát tốt ngân sách.
Việc kiểm soát ngân sách trong quá trình tổ chức sự kiện là rất quan trọng để đảm bảo bạn không vượt quá ngân sách đã đề ra. Dưới đây là một số cách để bạn kiểm soát tốt chi phí sự kiện.
Theo dõi chi tiêu hàng ngày
Lập báo cáo chi tiêu hàng ngày giúp bạn theo dõi tất cả các khoản chi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Việc này không chỉ giúp phát hiện sớm những khoản chi không hợp lý mà còn giúp bạn dễ dàng so sánh với bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Đảm bảo rằng chi tiêu vẫn nằm trong giới hạn ngân sách đã đề ra.
Điều chỉnh ngân sách kịp thời nếu cần thiết
Nếu phát hiện có khoản chi nào vượt quá dự trù, hãy nhanh chóng điều chỉnh ngân sách cho các khoản khác để tổng thể vẫn nằm trong ngân sách đã được xác định từ đầu. Việc này nên được cập nhật thường xuyên trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, giúp bạn theo dõi và điều chỉnh kịp thời. Việc kiểm soát này không chỉ giữ cho sự kiện của bạn trong tầm kiểm soát mà còn giúp bạn linh hoạt hơn trong việc quản lý ngân sách.
X. Kết luận
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là công cụ quan trọng giúp bạn kiểm soát ngân sách và tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, từ nghiên cứu proposal đến hoàn thiện bản dự trù, sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích trong việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cho năm 2024.
Với Khoa Trần Event – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn những giải pháp tối ưu nhất cho bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Khoa Trần Event
Địa chỉ: 139b trần quý cáp, Buon Me Thuot, Vietnam
Hotline: 039 344 7447
E-Mail: khoatran.led.sound.lighting@gmail.com
Fanpage: Công ty TNHH MTV Khoa Trần Led – Sound – Lighting
Bài viết liên quan:
> 12 Bước Chi Tiết Trong Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện mà bạn nên biết
