Hội chợ triển lãm là một hoạt động xúc tiến thương mại vô cùng hiệu quả, được tổ chức tại các địa điểm và vào thời gian cụ thể. Đây là nơi các doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ, giao lưu với đối tác, quảng bá sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, từ đó thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và hội nghị, Khoa Trần Event tự hào mang đến cho quý khách hàng các dịch vụ trọn gói, từ việc liên hệ và thuê mặt bằng, thiết kế và lắp đặt gian hàng, cung cấp thiết bị, đến các hoạt động truyền thông chương trình. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của bạn với chất lượng chuyên nghiệp nhất và chi phí tối ưu nhất!

Các loại hình hội chợ triển lãm phổ biến

Hiện nay, có 4 loại hình hội chợ triển lãm phổ biến bao gồm:

• Sự kiện tập hợp các doanh nghiệp Việt Nam, kinh doanh buôn bán tại Việt Nam
• Sự kiện tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài, kinh doanh buôn bán tại Việt Nam
• Sự kiện tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài, chưa gia nhập thị trường Việt Nam
• Sự kiện tập hợp tất cả các nhóm doanh nghiệp trên.

Cách thức tổ chức hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm đóng vai trò quan trọng trong việc xúc tiến thương mại, tăng cường quảng bá và bán hàng cho doanh nghiệp. Để tổ chức thành công sự kiện quy mô lớn này, cần nhiều yếu tố từ kinh nghiệm xin cấp phép cho đến việc lập kế hoạch chi tiết, khoa học.

Trước sự kiện

Các công việc cần thực hiện trước khi sự kiện diễn ra bao gồm:

1. Lên ý tưởng, xây dựng nội dung sự kiện
   Để hội chợ triển lãm thành công, trước tiên doanh nghiệp cần xác định thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng. Ý tưởng cần mới mẻ, độc đáo và thể hiện trọn vẹn thông điệp này, làm nền tảng cốt lõi cho toàn bộ chương trình.
2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
   Thời gian thường được lựa chọn vào cuối tuần để thu hút đông đảo khách tham gia. Địa điểm cần rộng rãi, thoáng đãng, vị trí trung tâm và giao thông thuận tiện. Quy mô và mục đích của sự kiện sẽ quyết định lựa chọn địa điểm cụ thể.
3. Xác định quy mô tham dự
   Sự kiện hội chợ triển lãm thường có sự tham gia của nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ giới thiệu sản phẩm và dịch vụ nổi bật của mình nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu. Quy mô tham dự sẽ được xác định dựa trên tính chất và mục đích của từng sự kiện.
4. Hoạch định ngân sách và lập kế hoạch
   Sau khi xác định ý tưởng, nội dung và quy mô, cần hoạch định ngân sách chi tiết và có dự trù cho các tình huống phát sinh. Điều này giúp tránh rủi ro trong quá trình tổ chức.
5. Xin giấy phép tổ chức
   Việc xin giấy phép theo quy định chung giúp kiểm soát chặt chẽ hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến quyền tác giả hoặc tranh chấp pháp lý.
6. Chuẩn bị hậu cần
   Khâu hậu cần quyết định phần lớn đến sự thành công của hội chợ triển lãm. Công tác này bao gồm thiết kế và thi công gian hàng, setup thiết bị triển lãm, chuẩn bị sản phẩm trưng bày và bố trí nhân sự phù hợp.

Trong sự kiện  

Các hoạt động diễn ra trong hội chợ triển lãm gồm có:  

• Giới thiệu quảng cáo các sản phẩm, gian hàng nổi bật đến khách tham quan  
• Tổ chức các hoạt động activation nhằm thu hút khách hàng, quảng bá thương hiệu  
• Bán hàng tại chỗ   
• Kết hợp các chương trình biểu diễn thời trang, ca nhạc…  

Sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành thu dọn hàng hóa và trả lại mặt bằng. Đồng thời, cần thực hiện báo cáo tổng kết để đánh giá kết quả đạt được trong suốt quá trình hội chợ diễn ra. Việc thu thập ý kiến từ khách hàng cũng rất quan trọng, giúp rút kinh nghiệm và cải thiện chất lượng cho những sự kiện tiếp theo.

Truyền thông
Bên cạnh các hoạt động tổ chức, việc truyền thông là yếu tố không thể thiếu để thu hút sự quan tâm của khách tham quan và đảm bảo thành công cho hội chợ triển lãm. Hoạt động truyền thông cần được triển khai xuyên suốt ba giai đoạn:

1. Thu hút sự quan tâm của khách hàng (Trước sự kiện)
   Lên kế hoạch truyền thông trước sự kiện để tạo sự chú ý và hứng thú cho khách tham quan tiềm năng.
2. Tăng lượt khách tham quan và cập nhật nhanh chóng khoảnh khắc ấn tượng (Trong sự kiện)
   Đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trực tiếp trong suốt sự kiện, cập nhật liên tục những khoảnh khắc đáng nhớ nhằm thu hút thêm khách tham quan.
3. Tri ân khách hàng, doanh nghiệp, nhà tài trợ và quảng bá thương hiệu (Sau sự kiện)
   Sau sự kiện, truyền thông cần tập trung vào việc cảm ơn khách hàng, doanh nghiệp và nhà tài trợ, đồng thời quảng bá thương hiệu và thành công đã đạt được.

Dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm trọn gói tại Khoa Trần Event

Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Khoa Trần Event tự hào là đơn vị chuyên nghiệp và uy tín trong lĩnh vực tổ chức hội chợ triển lãm. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói với chi phí tối ưu và hiệu quả cao nhất.

Xin cấp phép nhanh chóng
Khoa Trần Event hỗ trợ xin cấp phép tổ chức hội chợ triển lãm một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, đảm bảo sự kiện tuân thủ đúng quy định.

Ý tưởng sáng tạo và phù hợp
Chúng tôi xây dựng ý tưởng và nội dung tổ chức dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tượng tham dự và sản phẩm trưng bày, đảm bảo tính sáng tạo và phù hợp.

Thiết kế, thi công gian hàng
Chúng tôi thiết kế và thi công gian hàng từ tổng thể đến chi tiết, bao gồm cả gian hàng tiêu chuẩn và gian hàng thiết kế sáng tạo, thu hút khách tham quan.

Cung cấp đầy đủ thiết bị và nhân sự
Khoa Trần Event cung cấp các thiết bị sự kiện cần thiết và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp như MC, PG, nhóm múa, KOLs, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.

Truyền thông và Media
Chúng tôi cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh và các giải pháp truyền thông đa kênh trước – trong – sau sự kiện để tối đa hóa hiệu quả quảng bá.

Quy trình sử dụng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tại Khoa Trần Event

Khoa Trần Event tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong tổ chức hội chợ triển lãm quy mô lớn, sáng tạo, và thành công. Chúng tôi cam kết mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí cho khách hàng qua quy trình sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng
Chúng tôi tiếp nhận thông tin qua hotline, Zalo, email, hoặc trực tiếp tại văn phòng và phản hồi nhanh chóng với giải pháp phù hợp.

Bước 2: Lên ý tưởng sự kiện
Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi đề xuất các ý tưởng sáng tạo, ấn tượng để thu hút khách tham dự và tăng hiệu quả sự kiện.

Bước 3: Gửi báo giá và tư vấn
Chúng tôi cung cấp báo giá chi tiết và tư vấn lựa chọn dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Bước 4: Ký hợp đồng
Sau khi thỏa thuận dịch vụ và chi phí, hai bên sẽ ký hợp đồng và đặt cọc theo cam kết.

Bước 5: Chuẩn bị sự kiện
Khoa Trần Event chuẩn bị đầy đủ mọi yếu tố cần thiết và phân công nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với khách hàng.

Bước 6: Thực hiện sự kiện
Chúng tôi đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, với phương án dự phòng sẵn sàng để xử lý mọi tình huống bất ngờ, đảm bảo các gian hàng được thi công đẹp mắt, chắc chắn.

Bước 7: Kết thúc và báo cáo
Sau khi sự kiện kết thúc, chúng tôi sẽ thu dọn, tháo dỡ thiết bị và gửi báo cáo kết quả chi tiết đến khách hàng.

Liên hệ nhanh tại: